DOKUMENTTIEN JA
ASIANHALLINTA
19.-21.8.2009 - Taitotalon Kongressikeskus
Etsitkö päivitystä nykyiseen järjestelmääsi ja haluatko samalla koko asian- ja dokumenttienhallintaprosessista toimivamman?
Ajankohtaista:
Dokumenttien ja asianhallinnan tarjoamat ratkaisut puhuttelevat juuri nyt, kun organisaatiorakenteita kevennetän ja uudistetaan. Uudistuva tiedonhallinta on vastaus, kun vaaditaan resurssien tiukentamista ja kertaalleen tallennetun tiedon käytön tehostamista. Työt takkuilevat monesta syystä - uudet järjestelmät eivät tue tuttuja vanhoja ominaisuuksia, jos koko organisaatio ei sitoudu muutokseen ja moderni tekniikka ”ajaa aineiston ohi”. Tunnistatko nämä ongelmat?
Seminaarissa agendalla:
- Järjestelmien yhteensopivuus integraatioratkaisuissa
- Sähköinen pitkäaikaissäilytys – palvelujen edut ja haitat puntarissa
- Kuinka keventää tiedonsiirtoa?
- Käyttöönottoprojektin valmistelu, toteutus ja ratkaisujen jalkauttaminen
- Järjestelmäratkaisujen käyttäjälähtöisyys ja jalkauttaminen koko organisaation työvälineeksi
- Metatiedot ja informaatioarkkitehtuuri
- Toimitatapojen ja kulttuurin muutos – tehokas dokumenttien hallinta osana koko organisaation toimintaa
- Sähke2 – keskeiset vaatimukset tietojärjestelmän toteuttamisessa
- Mitkä ovat osaamistarpeet muuttuvassa terveydenhuollon asiakirjanhallinnassa?
- Sähköisen dokumenttien ja asianhallinnan turvallisuus ja tietosuoja
- Kansainvälinen MoReq2 –säännöstö tulee, oletko valmis?
HUOM! Tietoasiantuntijat Ry:n jäsenenä saat tapahtuman normaalihinnasta -20 % alennusta!
Tapahtuman puhujat:
Lena Lindbäck (LDP Centre, Luleå, Sweden)
Toivo Jullinen (DLM-Forum, The National Archives of Estonia)
Sari Päivärinta (Helsingin kaupunki)
Marja Piiroinen-Honkanen (Puolustusvoimat)
Sari Järn (Etelä-Savon Viestintä Oy)
Iikka Kokkonen (Verohallitus)
Pasi Tyrväinen (Jyväskylän yliopisto)
Osmo Palonen (Mikkelin ammattikorkeakoulu)
Erkki Aaltonen (Kela)
Pirjo Kainu (Tietoasiantuntijat ry)
Juha Anttila (iITC OY)
Jaana Pohjonen (Kansallisarkisto)
Markku Nenonen (Kansallisarkisto)
Johanna Saha (Rautatievirasto)
Tuomo Kouhia (Oikeushallinnon tietotekniikkakeskus)
Ohjelma
1. päivä
Keskiviikko 19. elokuuta 2009
Puheenjohtaja: Markku Nenonen, arkistoneuvos
KANSALLISARKISTO
9.00 Ilmoittautuminen ja aamukahvi
9.30 Puheenjohtajan avauspuheenvuoro
9.40 TURVALLISUUS JA TIETOSUOJA DOKUMENTTIEN JA ASIANHALLINNASSA
CASE: PUOLUSTUSVOIMAT
• Turvallisuus ja tietosuojavaatimukset lakien, asetusten ja toiminnallisten tarpeiden näkökulmasta
• Tietosuojan toteuttaminen puolustusvoimien asianhallintajärjestelmässä
• Tulevaisuuden haasteet mm. kehittyvän lainsäädännön vuoksi
Marja Piiroinen-Honkanen, asiakirjahallintopäällikkö
PUOLUSTUSVOIMAT
10.30 TERVEYDENHUOLLON DOKUMENTTIEN HALLINTA MURROKSESSA
CASE: KANSALLINEN eARKISTO
• Mitkä ovat eArkiston tulevat kehitysvaiheet?
• Minkälaisia kesän kokemukset eArkistosta ovat olleet?
• Mitkä ovat uudet osaamistarpeet terveydenhuollon asiankirjanhallinnassa?
• Tietoturva vs käytettävyys
Erkki Aaltonen, kehittämispäällikkö
KANSANELÄKELAITOS
11.20 DLM FORUM AND MOREQ2: UPDATE ON ACTIVITIES AND ROAD MAP TO THE FUTURE *)
• Information management today and the role of DLM Forum
• MoReq and MoReq2 - the role and purpose of these requirements
• Ongoing work streams - governance, testing and certification, brand name protection, translations and national chapters (chapter 0), maintenance and innovation
Toivo Jullinen, Head of the Development Bureau and Chair DLM Forum
THE NATIONAL ARCHIVES OF ESTONIA
In 2008 Toivo Jullinen was elected Chair of the DLM Forum, an independent European community of public archives and parties interested in archiving and records and information management. MorReq2 (Model Requirements Specification for the Management of Electronic Records) is destined to become the guiding principle used by ERM system suppliers and developers to provide required functionality, and by outsourced records management service providers to define their service offerings. This ‘de facto’ standard also promises to revolutionise ERM procurement, auditing and training schemes around the globe.
13.10 TOIMINTATAPOJEN JA KULTTUURIN MUUTOS – MITÄ ON TEHOKAS DOKUMENTTIEN HALLINTA OSANA KOKO ORGANISAATION TOIMINTAA?
• Siirtyminen paperimaailman käytännöistä sähköiseen maailmaan
• Mikä on organisaation valmius toimintatapojen muutokseen?
• Miten digitalisoinnin tuomia hyötyjä voisi mitata?
Pasi Tyrväinen, professori
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
14.20 ASIANHALLINAN PROSESSIEN KEHITTÄMINEN YLI ORGANISAATIORAJOJEN
Juha Samela, toimitusjohtaja
PIVOTAL CONSULTING OY
15.10 DOKUMENTTIEN JA ASIANHALLINTAJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTOKOKEMUKSIA
CASE: RAUTATIEVIRASTO
• Dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönottoprojektin valmistelu, toteutus ja läpivienti
• Järjestelmän toiminnallisuus
• Asian- ja dokumentinhallinjärjestelmän käyttö
Johanna Saha, kirjaamopäällikkö
RAUTATIEVIRASTO
16.00-16.10 Seminaaripäivän päätös ja puheenjohtajan yhteenveto
2. päivä
Torstai 20. elokuuta 2009
Puheenjohtaja: Pirjo Kainu, toiminnanjohtaja
TIETOASIANTUNTIJAT RY
8.00 Ilmoittautuminen ja aamukahvi
8.30 Puheenjohtajan avauspuheenvuoro
8.40 WEB ARCHIVING FROM STRATEGY TO TECHNIQUE *)
• Starting a web archiving project
• Decisions to make
• Methods and tools
• Learnings and proactive work
Lena Lindbäck, Systems Developer
LDP CENTRE (BODEN, SWEDEN)
Lena Lindbäck works as a systems developer at the LDP Centre (Centre for long-term digital preservation) in Boden, in the north of Sweden. The LDP Centre is a competence centre for research and technical development and testing of methods and technologies for long-term digital preservation and access. The members of LDP Centre are Luleå University of Technology, National Archives of Sweden, the National Library of Sweden and the Municipality of Boden.
9.20 JÄRJESTELMÄN JALKAUTTAMINEN KOKO HALLINNON TYÖVÄLINEEKSI
CASE: HELSINGIN KAUPUNKI
• Uuden asianhallintajärjestelmän suunnittelun ja käyttöönoton haasteet
Sari Päivärinta, erityissuunnittelija, Hallintokeskus
HELSINGIN KAUPUNKI
10.10 Kahvi
10.30 YHTEENSOPIVUUS INTEGRAATIORATKAISUISSA
CASE: VEROHALLINTO
• Asiakirjahallinnosta asianhallintaan
- EAMS, mitä se on?
- Sähköinen asiakirja
- Arkistoitu asiakirja
• Ratkaisun integrointi olemassaolevaan
- Käyttöliittymäintegraatio
- Tietointegraatio
- KEEP IT SIMPLE
Iikka Kokkonen, erityisasiantuntija
VEROHALLINTO
11.20 KOKEMUKSIA TEKSTIMUOTOISEN TIEDON INTEGROINNISTA OIKEUSHALLINNON JÄRJESTELMIIN
CASE: OIKEUSHALLINTO
• Katsaus menneeseen
• Tuotteilla vai räätälöiden?
• Kyllä paremmaksi kaikki muuttuu...
Tuomo Kouhia, Johtaja
OIKEUSHALLINNON TIETOTEKNIIKKAKESKUS
13.10 SÄHKE2 – KESKEISET VAATIMUKSET TIETOJÄRJESTELMÄN TOTEUTTAMISESSA
• eAMS tiedonohjaajana
• Sähke2:n pakolliset metatiedot
• Sähköisen säilyttämisen lupa
Jaana Pohjonen, projektipäällikkö
KANSALLISARKISTO
14.20 TIEDON ELINKAAREN HALLINTA JA SEN ASETTAMAT VAATIMUKSET
• Metatiedot ratkaisevat saatavuuden
• Malli pitkäaikaissäilytyksen hallinnasta
• Mihin tarkoituksiin aineistoa tallennetaan?
Osmo Palonen, projektipäällikkö
MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULU
15.10 METATIETOASIANTUNTIJANA TEORIAN JA KÄYTÄNNÖN TÖRMÄYSKURSSILLA
CASE: ETELÄ-SAVON VIESTINTÄ OY
• Vertailua mediatalon ja julkishallinnon asiakirjojen ja arkistonhallinnan toimintatapojen välillä
• Mikä toimii, mikä ei, mistä voimme oppia, mikä on tulevaisuutta?
Sari Järn, informaatikko
ETELÄ-SAVON VIESTINTÄ OY
16.00-16-10 Seminaarin päätös ja puheenjohtajan yhteenveto
*) englanninkielinen puheenvuoro
3. päivä
Perjantai 21. elokuuta 2009
Kouluttaja: Juha Anttila, toimitusjohtaja, iITC
Juha Anttila työskentelee iITC:ssä (Industrial ITC Oy), joka on informaation hallinnan konsultointiin, koulutukseen ja julkaisutoimintaan erikoistunut yhtiö. Juha Anttilalla on viidentoista vuoden kokemus dokumenttien hallinnan kehittämisestä ja järjestelmien käyttöönotosta aiemmin eri järjestelmätoimittajien ja nykyisin konsultin roolissa. Juha Anttila on kirjoittanut IT Pressin kustantaman Dokumenttien hallinta -kirjan, joka on ainoita suomenkielisiä alan perusteoksia.
8.30 Ilmoittautuminen ja aamukahvi
SÄHKÖINEN PITKÄAIKAISSÄILYTYS
• Vastuut ja omistajuus
• Formaatit ja metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä
Perehdytään sähköisen pitkäaikaissäilytyksen nykytilaan ja tulevaisuuden suunnitelmiin harjoituksen kautta.
ASIAN- JA DOKUMENTTIENHALLINTA SEKÄ SÄHKÖINEN PITKÄAIKAISSÄILYTYS, OMA VAI ULKOINEN PALVELU?
• Ratkaisut omaan käyttöön
• Organisaatioiden yhteiset ratkaisut
• Ulkoiset palveluntarjoajat
• Edut ja haitat puntarissa
Arvioidaan ulkoisten palveluiden käytön esteitä ja mahdollisuuksia ryhmätyön avulla.
JÄRJESTELMÄINTEGRAATIOT
• Asian- ja dokumenttienhallintaan liittyvät järjestelmät
• Intranetin suhde kokonaisuuteen
• Integrointimallit
• Integrointi ja informaatioarkkitehtuuri
Kartoitetaan integrointitarpeita ja mahdollisuuksia ryhmätöissä.
Iltapäivä klo 13.00-16.00
METATIEDOT
• Metatietostandardit ym.
• Mitä jää organisaation määritettäväksi standardien jälkeen?
• Metatiedot ja informaatioarkkitehtuuri
Työstetään metatietoja ja niiden määräytymistä harjoitustehtävän avulla.
SITOUTTAMISEN VÄLINEET
• Omistajuuden merkitys
• Johdon tuki ja esimerkki
• Koulutuksen ja tuen toteuttaminen
• Viestintä
Suunnitellaan käytännön toimenpiteitä sitouttamiseen ryhmätöiden avulla.
16.00 Intensiivipäivän päätös ja yhteenveto
Pidämme kahvitauot sopivissa väleissä aamu- ja iltapäivällä.